Gerir custos. Uma expressão que parece simples, uma tarefa que parece básica de ser executada em qualquer empresa, porém, quando estamos diante desse compromisso não é tão simples assim. Gestão de custos envolve muito mais do que apenas planilhar e saber quanto foi gasto e onde foi gasto. Antes de aprofundar, vamos lembrar a diferença do conceito de eficácia e eficiência do ponto de vista da administração. Segundo Peter Drucker, considerado o pai da administração moderna, “A eficiência consiste em fazer certo as coisas: geralmente está ligada ao nível operacional, como realizar as operações com menos recursos, menos tempo, menor orçamento, menos pessoas, menos matéria-prima, etc. Já a eficácia consiste em fazer as coisas certas: geralmente está relacionada ao nível gerencial". Veja que são conceitos muito parecidos e ao mesmo tempo completamente diferentes quando analisamos do ponto de vista da gestão, vamos a dois exemplos:
Um barbeiro, que possui uma barbearia e trabalha sozinho sabe o tempo que ele precisa pra atender um cliente, a quantidade de produtos mínima pra usar, água, luz entre outros. Nesse caso eficiência e eficácia é praticamente a mesma coisa.
Contudo, quando a complexidade do negócio é maior a situação muda, por exemplo:
No carregamento de uma determinada fábrica, nota-se uma grande concentração de produto no chão, atrapalhando o trabalho dos demais colegas e dos clientes que vão carregar. Um funcionário pega um carrinho de mão, uma pá e recolhe com muita rapidez e agilidade todo o material, liberando o caminho e fazendo com que o trabalho não atrase, esse funcionário foi eficiente. Porém, duas horas depois está lá a mesma concentração de material e ele precisa fazer todo o trabalho novamente. Enquanto isso, um segundo colega percebe que existe uma correia transportadora que está com uma pequena falha e o material está escapando por ali, ele rapidamente corrige a falha e evita que o problema persista, esse colega foi eficaz. Perceba que ambos foram dedicados e resolveram o problema, porém apenas o segundo foi eficaz evitou o retrabalho.
Basicamente esse é o conceito de eficiência e eficácia, uma pessoa eficiente normalmente pode ser um “secador de gelo”, ou seja, executar muito bem uma tarefa sem que ela efetivamente leve a resultados interessantes. Eficácia basicamente consiste em pensar antes de fazer as coisas, tornando seu resultado muito mais palpável e sólido.
Não significa que eficiência é ruim e eficácia é bom, pelo contrário, precisamos de ambas, para que o trabalho certo seja executado da forma certa. Esse é o desafio.
Na gestão de custos o nome em si já mostra a importância de sermos eficazes além de eficientes. Gerir os recursos de nossos setores consiste em bom planejamento e execução. Somente economizar papel não resolve se o papel custar caro, precisamos comprar o papel certo, pelo melhor preço e usa-lo com eficiência. Planejar a necessidade de materiais ajuda muito para que suas aquisições sejam feitas no tempo certo e sem pressa, o que consequentemente gerará melhores negociações. Planejar o uso de recursos é tão importante quanto economiza-los, pode parecer a mesma coisa mas não é. Veja, vamos comparar com a manutenção de veículos, quando executamos a manutenção preventiva, planejando as ações certas, no tempo certo e com os recursos certos, evitamos retrabalho e consequentemente gastos emergenciais para resolver problemas com urgência, pois podemos consertar algo quebrado com eficiência e rapidez, mas não é muito mais eficaz prevenir que ele vá quebrar planejando a manutenção e a troca de peças no período certo?
A importância a longo prazo dessa eficácia é imensa, pois é um ciclo. Conforme planejamos mais e somos mais eficazes, o ciclo vai se renovando e nosso setor vai gerando cada vez mais resultado, de forma exponencial. O foco do gestor é esse.
Gerar resultado, com eficácia na gestão de custos, é retorno direto na veia, tornando nossos setores cada dia melhores e mais importantes para o futuro da empresa como um todo. Assumir o desafio dessa gestão nos leva a ser melhores profissionais para nós mesmos, para nossos colegas e para a empresa como um todo. Somos parte de uma engrenagem imensa, cada detalhe que mudamos para melhor faz com que o efeito na engrenagem se multiplique, melhorando nossos resultados e ajudando todos a evoluir.
